Prezenty świąteczne dla kontrahentów – nie tylko gest, ale i strategia

Wydatki na prezenty świąteczne dla kontrahentów a koszty uzyskania przychodu

Wydatki na świąteczne prezenty dla kontrahentów mogą stanowić koszt uzyskania przychodu tylko wtedy, gdy nie mają charakteru reprezentacyjnego. A to oznacza, że nie można odliczyć kosztów zakupu koszy prezentowych czy alkoholi.

Warto również pamiętać, że obdarowany kontrahent, co do zasady, będzie zobowiązany do zapłaty PIT od otrzymanego prezentu – sposób rozliczenia zależy od tego, czy obdarowaną osobą jest firma, indywidualny przedsiębiorca, czy osoba prywatna.

Przy rozliczaniu prezentów dla kontrahentów należy wziąć pod uwagę trzy aspekty: możliwość zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, opodatkowanie PIT przez obdarowanego oraz kwestie związane z VAT.

Czym jest reprezentacja?

Zgodnie ze słownikiem, reprezentacja to „okazałość, wystawność” (pod red. A. Markowskiego, Nowy Słownik Poprawnej Polszczyzny PWN, Warszawa 1999, s. 842). Problem polega na tym, że definicja ta jest dość ogólnikowa. Z ustaleniem, czym właściwie jest „reprezentacja”, borykają się nie tylko podatnicy, ale także wielokrotnie sędziowie sądów administracyjnych. W oparciu o tę skróconą definicję w praktyce oraz judykaturze wypracowano tezę, że podejmując czynności reprezentacyjne, podatnik ma na celu kreowanie swojego pozytywnego wizerunku, podkreślenie swojej zasobności i profesjonalizmu.

Reprezentacyjny upominek nie może być kosztem

Decyzja czy wydatek na prezent może być uznany za koszt uzyskania przychodu, zależy od tego, czy jest on związany z reprezentacją firmy (a więc nie jest kosztem) czy z innymi celami, w tym promocją firmy (co jest kosztem).

W okresie świątecznym przedsiębiorcy często wręczają kontrahentom kosze prezentowe lub alkohol. Jednak nie są to upominki związane bezpośrednio z działalnością firmy ani z reklamą jej produktów czy usług (np. długopisy z logo), więc zazwyczaj uznaje się je za wydatki reprezentacyjne, które nie mogą być kosztem podatkowym.

Natomiast kosztem uzyskania przychodu mogą być, co do zasady, drobne gadżety opatrzone logotypem (jak np. długopisy, kalendarze, notesy, broszury, ulotki, kubki) przekazywane bardzo szerokiemu, bliżej nieokreślonemu gronu odbiorców.

Osoba otrzymująca prezent – może zapłacić podatek

Z przepisów wynika, że obdarowana osoba zazwyczaj powinna zapłacić podatek od wszystkich otrzymanych prezentów, jednak istnieją wyjątki. Zgodnie z artykułem 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT, zwolniona z opodatkowania jest wartość nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w artykule 20 ust. 1 tej ustawy, jeśli są one związane z promocją lub reklamą świadczeniodawcy, pod warunkiem, że jednorazowa wartość świadczenia nie przekroczy 200 zł. Zwolnienie to nie dotyczy jednak przypadków, gdy świadczenie jest przekazywane pracownikowi świadczeniodawcy lub osobie będącej w stosunku cywilnoprawnym z świadczeniodawcą.

Trudności w odliczeniu VAT od prezentu

Odliczanie VAT od prezentu może być trudne. Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, jeśli przedsiębiorca odliczył VAT przy zakupie prezentu, to przy jego nieodpłatnym przekazaniu kontrahentowi musi naliczyć i odprowadzić VAT. W takim przypadku podatek jest pokrywany przez firmę, która nieodpłatnie przekazuje dany prezent.

Zatem, przekazanie prezentu nie jest neutralne z punktu widzenia VAT, a przedsiębiorca faktycznie finansuje upominek razem z podatkiem. Istnieją jednak wyjątki, takie jak prezenty o niewielkiej wartości. W przypadku prezentów świątecznych takie rozwiązanie jest jednak rzadko spotykane, głównie ze względu na niewielką wartość i obowiązki dokumentacyjne.

Brak konieczności naliczania VAT ma miejsce, gdy:

• łączna wartość wszystkich prezentów przekazanych jednej osobie w danym roku nie przekracza 100 zł – konieczne jest prowadzenie ewidencji, umożliwiającej identyfikację odbiorców;

• wartość jednostkowego prezentu nie przekracza 20 zł – wtedy ewidencjonowanie nie jest wymagane.

Warto skonsultować się z doradcą podatkowym, aby mieć pewność, że wydatki na prezenty są prawidłowo rozliczone pod względem podatkowym i zgodne z obowiązującymi przepisami. Doradca pomoże właściwie zakwalifikować prezenty, zidentyfikować możliwe koszty uzyskania przychodu, a także doradzi, jak unikać błędów, które mogą prowadzić do ryzyka kontroli skarbowych i dodatkowych opłat.