Aby dokumenty mogły być złożone w archiwum należy je odpowiednio przygotować. Trzeba usunąć z nich wszystkie metalowe elementy takie jak zszywki, spinacze. Dokumenty należy przechowywać w teczkach papierowych, teczki powinny być odpowiednio opisane. W zależności od rodzaju dokumentu, czasu jego przechowywania należy nadać danemu dokumentowi odpowiednią kategorię.