Firmowa wigilia w kosztach podatkowych?

Za chwilę święta Bożego Narodzenia to wyjątkowy moment w roku, kiedy przede wszystkim spędzamy czas w gronie bliskich. W firmach częstą praktyką jest organizowanie wigilijnych spotkań z pracownikami. Może to być obiad zjedzony wspólnie z pracownikami w restauracji, catering przywieziony do firmy.
Podstawowe pytanie dla właściciela: czy koszty takiego spotkania wigilijnego można uwzględnić w kosztach podatkowych?
Odpowiedź najczęściej udzielona przez prawnika brzmiałaby: to zależy.
Biorąc pod uwagę, że oceny prawidłowości naszego zachowania będzie dokonywał organ podatkowy zobaczmy co na ten temat mówią interpretację indywidualne aparatu skarbowego.

Podstawowa zasada wynika z ogólnej definicji kosztu uzyskania przychodu.

Przedsiębiorca organizujący takie spotkanie i ponoszący wydatek musi wykazać związek, że koszty które poniósł na organizację takiego spotkania są ponoszone w celu osiągnięcia przychodu albo zabezpieczenia źródła przychodu. Nie wystarczy zorganizowanie przyjęcia, na którym postawimy do dyspozycji pracowników posiłek
i napoje. W trakcie całego spotkania muszą wystąpić inne elementy które mają posłużyć budowaniu lepszej atmosfery w pracy, zintegrowaniu pracowników, zwiększeniu ich motywacji do lepszej pracy i osiągania lepszych wyników.

Najlepszym rozwiązaniem dowodowym który potwierdzi charakter spotkania i jego integracyjny cel będzie jego program.

Taki dowód może mieć postać agendy, z której wyraźnie będzie wynikał integracyjno-motywacyjny charakter spotkania a nie wyłącznie przebywanie w swojej obecności jako cel sam w sobie. Można w punktach zasygnalizować ten cel jako treść wystąpień poszczególnych osób. Można wyróżnić najlepszych pracowników, podsumować wyniki kończącego się roku, nakreślić cel na najbliższy okres. Elementem uznawanym za integrujący w trakcie takich spotkań mogą być na przykład wspólne gry zespołowe
Katalog wydatków akceptowanych w interpretacjach indywidualnych na takich spotkaniach jest dość szeroki. Wyklucza natomiast jedną rzecz – wydatki poniesione na alkohol spożywany w trakcie takich imprez. Co do zasady organy uznają, że alkohol służy celom osobistym uczestników wydarzenia.

A co z możliwością odliczenia podatku VAT?

Jeżeli impreza wigilijna jest organizowana w pomieszczeniach firmy i zamawiana jest usługa cateringowa to nie ma tutaj żadnych ograniczeń prawa do odliczenia podatku VAT. Co ważne z treści faktury musi wprost wynikać, że jest to usługa cateringowa a nie usługa gastronomiczna.
Jeżeli zapraszamy pracowników do restauracji to tutaj co do zasady odliczenie podatku VAT z usługi gastronomicznej nie jest możliwe.
Aby uniknąć sporu z organami podatkowymi czy pracownik będący uczestnikiem takiego spotkania uzyskał nieodpłatne świadczenie z tego tytułu, można zorganizować spotkanie w czasie godzin pracy z zaznaczeniem, że obecność wszystkich pracowników jest obowiązkowa a nie dobrowolna. Skoro spotkanie wigilijne jest organizowane z woli i w interesie przedsiębiorcy.
Pamiętajmy o dowodach, bo one w postępowaniu podatkowym są najważniejsze aby było ciekawie i marketingowo zdjęcia z takiej wspólnej imprezy można przecież zamieszczać na firmowym Facebooku. A tak przy okazji, pamiętajmy o RODO i zgodzie pracownika na publikację wizerunku.